Evita ser imprescindible

Empiezo con una breve historia personal, y sigo con lecciones aprendidas.

Hace un par de Navidades, había viajado con la familia a San Francisco, California, y nos habíamos quedado en casa de los abuelos de mi mujer. Entre el jet lag, y que yo tampoco soy de mucho dormir, me despertaba pronto por las mañanas, y lo que hacía era conectarme con la oficina por VPN y ponerme a revisar correos electrónicos, atender cuestiones de clientes, de compañeros de oficina… Dedicaba más o menos un par de horas, de 5 a 7 a.m. de allí, que coincidía con las 2-4 de la tarde de España.

El abuelo de mi mujer, ya difunto, con el que tenía un excelente trato, me pidió el último día de estancia un minuto para charlar. Él había sido vicepresidente de una importante empresa contratista en obras públicas, y acumulaba una valiosísima experiencia empresarial. Fue efectivamente un minuto, pero aprovechó ese escaso tiempo para echarme una bronca de gran impacto para mí. Básicamente dijo: “Daniel, te estás haciendo un flaco favor a ti y a tu empresa haciendo lo que haces. No puedes ser imprescindible, y lo que has hecho estos días me lleva a pensar que te crees que lo eres. Afortunadamente por lo que te conozco no pienso que sea un problema de egocentrismo así que concéntrate en pensar qué tienes que cambiar para que la próxima vez que vengas aquí no necesites hacer nada de trabajo“.

Inevitablemente pasó por mi mente que los tiempos han cambiado, y que hoy en día estamos todos acostumbrados a mantener un alto grado de conexión con el trabajo. Los propios clientes esperan de ti que tengas algún grado de disponibilidad incluso durante tus vacaciones, más aún si asumes un puesto de responsabilidad. Para los compañeros de trabajo es también un alivio y reduce el estrés saber que pueden contar contigo para dudas puntuales. E incluso uno puede simplemente preferir no caer en la desconexión total, ya sea porque le gusta el trabajo, para evitar el estrés postvacacional, o incluso para mitigar el estrés prevacacional, que es algo que me ha ocurrido a mí en el pasado. De hecho, recordaréis un post que escribí sobre este tema: “¿Y si no quiero desconectar?”

EJECUTIVO-EN-LA-PLAYA

Ahora bien, no preocupándome tanto el factor “desconexión”, sí que aquel rapapolvo de mi abuelo político me dio mucho que pensar en lo respecto a la parte de no ser imprescindible. La importancia de delegar. Sobre todo porque yo siempre he sido un poco paranoico en cuanto a contemplar la posibilidad siempre latente de tener un accidente, sufrir una enfermedad grave, tener un imprevisto familiar que obligue a ausentarse una temporada de la oficina… Cosas que te pueden ocurrir sin poder tener en absoluto planificadas. Y aquí es donde las limitaciones de una pequeña empresa son más evidentes. Aunque no dejo de observar en mis amigos y familiares que trabajan en grandes empresas que incluso allí, descendiendo al nivel de un departamento o una unidad de gestión, acaba pasando lo mismo: para las diferentes tareas, hay un titular pero no hay suplentes. Falta “banquillo”.

¿Qué hay que hacer para no ser imprescindible? Pautas sencillas de plantear, aunque bastante más complejas de poner en práctica:

  • Que cada tarea la sepa hacer más de una persona. Y para saber hacer las cosas, no sirve sólo con redactar un procedimiento en un papel o dejar instrucciones escritas. Es precisa experiencia, tanto en sustituciones durante vacaciones como una experiencia tutelada por el titular de la tarea.
  • Fomentar los equipos multidisciplinares. Primero, el hecho de trabajar en equipo hace mucho más fácil que el conjunto salga adelante ante la ausencia de uno de sus miembros. Segundo, el que una persona no se super-especialice (con lo que sólo sabe hacer algo bien y le cuesta mucho salir de su parcela habitual) le facilita asumir tareas diferentes cuando así es preciso. Tercero, fomenta la flexibilidad y la capacidad de adaptación de la organización como un todo a un entorno cambiante.
  • No caer en el personalismo. Un ejemplo claro es el de Apple. Steve Jobs lo era todo. Y sabemos que en realidad había muchos más integrantes del equipo con aportaciones excepcionales, pero el hecho de que cara al público, cara al cliente y cara al accionista exista una figura personal que acumula responsabilidades y méritos, es típico de organizaciones donde hay personas imprescindibles. Cuando se asume que lo importante es la tarea y la empresa, y que las personas pueden ir y venir, se avanza en el objetivo que nos hemos marcado.
  • El conocimiento debe estar distribuido. Un típico rasgo de los “imprescindibles” es que tienen un “cajón de los secretos”, donde guardan todo su know-how. Puede ser un fichero físico personal, documentos propios, o simplemente toda su sabiduría profesional alojada en su cerebro. La clave está por tanto en no caer en esto, y compartir conocimientos, experiencias; redactar guías, instrucciones o procedimientos para que estén disponibles para otros miembros del equipo; formar a los compañeros; intercambiar funciones periódicamente para enriquecerse mutuamente.
  • Debe existir un conjunto compartido de valores y principios. El punto de éxito de un gestor que consigue no ser imprescindible está en el momento en el que, faltando él, sus compañeros no sólo saben qué hacer, sino cómo hacerlo. No es sólo la tarea, sino la manera de afrontarla. El que tus compañeros, subordinados y superiores sepan de antemano en enfoque con el que es previsible que tú afrontes un problema, un conflicto, una dicotomía.

Entonces, ¿por qué es tan común el que las organizaciones estén llenas de personas imprescindibles? Por varios motivos:

  • El miedo de muchos trabajadores, desde directivos hasta oficiales de taller, a que si dejan de ser imprescindibles pueden perder su puesto de trabajo. No ser sustituible da seguridad laboral y también, no lo olvidemos, mejor capacidad de negociación del sueldo.
  • Egocentrismo y sensación de poder. Quién no conoce a un compañero que se considera el amo del mundo por ser la persona a la que le tienes que “pedir” (como si fuera un favor) que haga algo porque no sabes hacerlo tú, y no hay nadie más que lo pueda hacer. Sobre todo cuando hay conflictos internos, luchas de poder, “grupitos” enfrentados entre sí…
  • Falta de recursos. Para tener banquillo, primero es necesario tener suficientes personas en el equipo. Si a duras penas hay tiempo para afrontar las tareas que cada uno tiene asignado, difícilmente se sacará el rato necesario para enseñar a otro, escribir esos procedimientos o instrucciones, compartir experiencias, etc. Y si directamente hay departamentos unipersonales, pues difícil tener a quién descargar tu trabajo cuando tú faltas.
  • Grandes diferencias de cualificación entre el “equipo titular” y el “equipo reserva”. Esto sí que es muy típico de pequeñas empresas, donde hay una pequeña élite que es la que saca adelante el trabajo, y que están muy capacitados (y bien remunerados), y luego auxiliares administrativos de apoyo que sólo son capaces de hacer tareas sencillas bajo un alto nivel de supervisión (y cobran dos duros).
  • Alta rotación de personal. Si los “titulares” saben que los compañeros o subordinados apenas van a estar seis meses o un año, tampoco se van a molestar en enseñarles. “Total, para qué…” Es necesaria una mínima continuidad de los recursos humanos. Algo que falla hoy en día muchísimo, por cierto, en esta dinámica tan peligrosa de “becarios de quita y pon”.
  • Recelo a que las personas que prepares para sustituirte se vayan y que ese know-how distribuido salga fuera de la organización. ¿Quién no conoce casos de empresas que se han constituido a base de personal de otra a la que hacen de competencia? La precaución de no estar alimentando al que será tu propio enemigo es una causa muy poderosa para que muchos gestores que tienen las ideas claras no sigan el camino óptimo, por miedo a que el remedio sea peor que la enfermedad.

De modo que como siempre, las cosas no son de blanco y negro, sino que hay una escala de grises. Lo que está claro es que es un gran alivio saber que si faltas, ya sea por unas vacaciones programadas o por un viaje de empresa, o por algún imprevisto, todo va a seguir funcionando como una maquinaria bien engrasada, y cuando vuelvas tus compañeros te van a decir: “ah, ¿pero ya estás por aquí? ¡Se nos ha pasado volando! ¡Vete un poquito más si quieres!”

Foto tomada de aquí (lo que no deja de ser un inside joke)

16 comentarios

  1. Muy bueno, Daniel!
    Cuando estudiaba el MBA (y también durante Teleco me dio alguna asignatura de gestión), tuve la enorme suerte de tener como profesor a D. Fernando Chávarri Dicenta, un profesor con decenas de años de experiencia en lo que a management se refiere en la empresa privada (Finanzauto-Caterpillar), y que nos ha abierto los ojos a más de uno. Siempre basaba lo que nos contaba en su experiencia personal, con ejemplos claros, situaciones concretas, y decisiones tomadas. Pues, leyéndote, me has recordado muchísimo a las clases magistrales de Fernando, y creo que él estaría totalmente de acuerdo contigo en la exposición de lo que comentas, y en la enorme importancia del “saber delegar”, como una capacidad más de un buen manager.
    Por cierto, Fernando es desde hace poco profesor emérito de la UPM, y cada vez que tiene oportunidad sigue participando en el MBA con clases y conferencias. gente como vosotros tenéis una vitalidad especial😛
    Saludos!

    1. Muchas gracias por el piropo, aunque todavía me queda mucho para alcanzar ciertos grados de experiencia🙂

  2. Folks · · Responder

    Otra cosa que me parece necesario evitar y que alguna vez he encontrado es la gente que no sólo se hace (o intenta) hacerse imprescindible su trabajo sino que acaba haciendo su trabajo imprescindible para ella, construyendo toda su red social, sus amistades e incluso a veces su familia en el entorno de la empresa con compañeros, clientes, proveedores, competidores etc.

    En este caso, perder el trabajo o incluso jubilarse puede ser un palo tremendo, no sólo por el perjuicio que puedes estar causando a la empresa sino por el vacío que ello puede causar en tu propia vida: De un día para otro esas llamadas que eran de trabajo y ‘amistad’ porque no sabías distinguir una de la otra desaparecen, y lo más probable es que el teléfono y el email se queden en silencio durante días o que incluso más de una llamada tuya se responda con monosílabos o, peor aún, un “ya quedaremos para tomar un café SI ESO”

    1. Como dice María, es un comentario acertadísimo. Gracias, amigo.

  3. Alborozo · · Responder

    Buen post, Daniel, pero… MAGNIFICA OBSERVACION, FOLKS…

  4. Jesús Amadori · · Responder

    A las dificultades que enumeras para delegar, agregaría una que es común a cualquier proyecto (aunque puede que sea víctima de mi mitad financiero-racional): en una delegación de funciones, la inversión inicial es muy alta (explicaciones largas, re-explicaciones, re-trabajar las cosas, tolerancia a los errores que seguro ocurrirán). Por lo tanto, delegar requiere gran autodisciplina, madurez y autoconocimiento… y ¡desgraciadamente demasiados gestores carecemos de tales atributos!

    1. Cierto, Jesús. Gran apunte. Efectivamente delegar es un trabajo en sí mismo y exige de todo lo que tú apuntas. Seguro que si tú lo reconoces como un punto propio de mejora, es que ya estás en ello🙂

  5. Ya que no tengo experiencia en ser imprescindible laboralmente puesto que estoy aún en la Universidad, contaré algo relacionado con el plano familiar, que a Daniel le puede ser útil por ser padre. Y a los demás que lo seáis, también🙂. Contaré una parte buena y una mala de ser imprescindible:

    LA MALA: Resulta que mi padre, y en línea con el post, es el paradigma del ser imprescindible. En su empresa todo lo quiere hacer él y nunca se ha sentido tranquilo delegando el trabajo en subordinados, obligándose a sí mismo a dar prácticamente un servicio 24h al cliente que lo necesitase, ya esté de vacaciones o recién operado del corazón en el hospital (verídico).

    A lo que voy, sabiendo que tus hijas son pequeñas, es a que cuando somos niños y tu padre está pegado al móvil/laptop el día que vas a Port Aventura o a pasar el día en la playa, no se disfruta igual (extrapolable a cualquier actividad que hagas con tus niñas) y, lo más importante, son momentos que se pierden. El “flaco favor” del que te habló tu difunto suegro también tiene repercusión en la familia, no sólo en la empresa.

    LA BUENA: me ha enseñado que trabajando duro y confiando en uno mismo, se consiguen un montón de cosas y estoy infinitamente orgulloso de él y de lo que ha conseguido sin tener nada al principio.

    ¿La clave? Hacer caso a tu difunto suegro, pero a la vez conseguir que tus niñas se empapen de lo tanto que trabaja su padre para que algún día quieran ser como él.

    1. Muchas gracias, Javier, por tu comentario, que me toca muy adentro.
      Yo también viví la infancia con un padre muy dedicado a su trabajo pero que afortunadamente desconectaba totalmente cuando estaba con nosotros.
      Yo las pasadas Navidades procuré desconectar plenamente, sobre todo cuando estuvimos en Disneylandia, y creo que lo hice. No es casualidad que como me ha dicho alguna amiga, he vuelto enamoradísimo de mis niñas después de pasarlo tan bien todos juntos.
      Así que tienes razón en todo. Como siempre, el reto es encontrar el balance apropiado entre ejemplo de esfuerzo y profesionalidad, y dedicación familiar.
      Un abrazo y mil gracias por ese comentario.

  6. mi experiencia, pequeños estudios de arquitectura, es que siempre había 2/3 personas que llevaban (o llevábamos) el cotarro y un número variable de becarios/estudiantes/etc. en rotación continua.
    recuerdo con horror la tarea de enseñar a los nuevos a hacer las cosas, para que cuando empezaran a funcionar se fueran y llegara otro.
    además con un perfil superindividualista dado por la carrera, y poco dado al trabajo en equipo

    por otra parte, en mi experiencia llevando mi estudio, también se da que el cliente ve como un valor que tú lleves personalmente sus asuntos, aunque evidentemente tú no hagas todo. pero quieren el valor del trato personalizado.
    que es el que puede dar un estudio pequeño

    1. Totalmente ciertos ambos puntos y en particular te agradezco que hayas hecho mención a este segundo, que omití en mi post y así es. A mí de hecho me ocurre mucho que si delego en algún compañero, algún cliente se siente parcialmente ofendido porque lo interpreta como un pequeño desprecio.

      1. Jesus Amadori · ·

        Sin dejar de ser verdad, un punto que me ha servido varias veces con clientes a quienes les gusta tirar de rango es recordarles que como mi compañía y la gente que la componen es tan rematadamente buena, mi equipo es mejor que yo, y van a estar mejor servidos si les atiende el que realmente sabe y está pegado al terreno. A veces no sirve, pero os sorprenderia la cantidad de veces que sirve. Claro está que para que me sirviese hicieron falta 2 precondiciones: A) Tener la suerte de que la gente que trabaje en el equipo que diriges sea realmente buena y motivada. B) Desde el inicio de la relación resaltar el rol de la gente con la que trabajas (aunque en lo inmediato no tenga sentido aparente), para que el día que dicha gente se tenga que hacer cargo el cliente no se sienta que le están dando gato por liebre.

  7. Ermitaño · · Responder

    Tan solo decir que debemos escuchar y aprender más de los abuelos y mayores. En muchos casos son libros vivientes que un día se cierran para no ser abiertos nunca más. No conozco a tu abuelo político pero por lo que dices debió ser una persona sabia. Deja una sensación de insoportable nostalgia pensar en toda la sabiduría que se pierde con la muerte…… Gracias Daniel por estas reflexiones tan personales.

  8. Interesante reflexión, como siempre aciertas con temas que todos nos hemos planteado de un modo u otro.

    Como decía alguien, las pequeñas empresas pecamos muchas veces de ese “personalismo”. Ser pocas personas te lleva a acaparar temas. Yo mismo, durante años, me encargaba en exclusiva de determinados proyectos. Esto sólo puede interpretarse como un error de base: ni yo supe delegar esas responsabilidades en otras personas ni la organización supo repartir adecuadamente esas tareas. Al final, con el tiempo, vas soltando lastre de forma natural y te das cuenta que ni salir el último de la oficina ni estar atento al móvil las 24 horas del día te hacen un profesional más eficaz.

    En realidad, esa falta de delegación esconde y camufla complejos, inseguridades, miedos, … Y todavía más con el mercado laboral tan convulso que tenemos. Sea por miedo a perder tu puesto o por seguir manteniendo ese *rol* de pieza clave, hay que deshacer esos monopolios internos.

    Seguramente, el enfoque debería ser justo el contrario: en vez de ser (o sentirnos) imprescindibles, debemos preocuparnos de hacer tan bien las cosas que sea incuestionable el valor que generamos. Y vender adecuadamente lo que hacemos, otro aspecto que los ilusos que se creen imprescindibles suelen olvidar.
    .

  9. Daniel, antes de nada, felicitarte una vez más por un magnífico post, así como por el tema elegido y el aspecto profesional con el que lo abordas, sin olvidar el personal.

    La reflexión con la que me gustaría intentar aportar algo es preguntarse, con las Redes Sociales y su ubicuidad y disponibilidad en cualquier momento y lugar, ¿Qué significa desconectar y/o hacerse imprescindible?. Sin duda, hoy en día su significado trasciende el ámbito profesional. La gente también se siente imprecindible socialmente, con obligaciones para con sus amigos, o simplemente quiere dedicarse a algo con lo que disfruta. Y, ¿Hay alguna diferencia en la percepción de tu hijo si estás enganchado al móvil trabajando o si lo haces para tuitear o escribir es facebook?. No. Ellos necesitan estar con nosotros y que les dediquemos tiempo y atención. Eso es todo. Y no entienden si estás escribiéndole a un cliente o a un amigo. Sólo ven que estás con el móvil en vez de con ellos.

  10. Porque por ahí iba el nexo de unión entre tu post y mi comentario, para los únicos que tenemos el derecho y la obligación de hacernos imprescindibles es para los peques… Y para algún familiar y amigo de los de verdad..

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