Mis hábitos de gestión del tiempo

Por diversas circunstancias personales, este “curso escolar” (para mí, mentalmente, el año laboral a efectos prácticos es de septiembre a agosto) estoy teniendo ciertas limitaciones de tiempo que me están obligando a afinar mucho la gestión de mi tiempo de trabajo para conseguir hacer todo lo que antes hacía en unas horas más. El ejercicio es interesante porque ayuda a darse cuenta de lo mucho que puede uno estirar en cuanto a rendimiento, así que aprovechando un ratito libre se me ha ocurrido compartir estas ideas con vosotros:

1. Dejar hecha al final del día la lista de pendientes (to-do list) para el día siguiente. Últimamente uso la app Wunderlist , que tiene la ventaja de sincronizarse en PC, tablet y móvil (sea Android o Apple) para ir preparando de antemano los to-do list incluso de días posteriores. De esta manera, puedo irme a casa con la tranquilidad de tener planificada la siguiente jornada de trabajo, y no tengo que preocuparme al día siguiente de si se me puede estar olvidando algo. Aparte de la gran ventaja de arrancar a tope desde el primer instante en que llegas a la oficina, tirando de la lista.

2. Mirar el correo electrónico mientras bebo el café en casa por la mañana. Así no me distraigo con el e-mail al llegar a la oficina -ya lo he hecho- y si hay algún imprevisto que me obliga a replantear la planificación, no lo afronto en caliente sino en frío tras una hora de reposo (el tiempo desde que me tomo el café hasta que llego a la mesa en la oficina).

3. Arrancar haciendo tareas breves y sencillas, para empezar la jornada con una sensación de éxito en el cumplimiento de objetivos. Tachar un 30% del to-do list en la primera hora me resulta muy motivador.

4. Hacer pausas estratégicas durante la jornada, pero siempre antes o después de afrontar alguna de las tareas complejas y nunca a mitad de ellas, para no romper la concentración. Las pausas (un café, un vistazo rápido a redes sociales) ayudan a cargar las pilas y “limpiar” la mente para retomar el trabajo con ideas claras, pero evitando romper la concentración.

5. Minimizar llamadas telefónicas. No atender el correo electrónico que llega si estás concentrado en una de las tareas complejas. Contar con filtros externos (secretaria, colaboradores). Pero a la vez ser flexible para sí colar tareas en el to-do list a lo largo del día. El to-do list es vivo y revisable.

6. ¿Te suena la típica interrupción en forma de correo electrónico, llamada telefónica, o un colega que entra a pedir algo? Si por lo que sea ha atrapado mi atención y ya le he dedicado un poco de tiempo y concentración, y tampoco lleva mucho tiempo, lo termino de rematar antes de volver a lo que tenía entre manos, para no tener que volver a empezar con ello de nuevo más adelante. Total, ya he roto el ritmo de todas formas…

7. Anotarlo todo. Intento depender al mínimo de la memoria. Primero, porque la memoria puede fallar. Segundo, porque absorbe una concentración y genera un estrés que prefiero evitar.

8. Delegar al máximo. Si me pueden ayudar (y en casi todo, alguien puede hacerlo) y veo que esa otra persona está menos cargado de trabajo que yo, no lo dudo.

9. Pero si yo me quedo por lo que sea con poco trabajo, me intereso por si a alguien puedo apoyar para que avance en su trabajo, y para evitar yo caer en la inactividad. No hay nada, por experiencia, que perjudique más la productividad que la sensación de tener pocas cosas que hacer. Incluso a veces he usado el blog como forma para obligarme a mantener un ritmo de trabajo alto en un día con poca actividad.

10. Es tan tópico como cierto: ¡esforzarse por priorizar lo importante frente a lo urgente! Y dar lo mejor de uno mismo a los buenos clientes, sin caer en la trampa de hacer más caso a los clientes tóxicos. Esto es mucho más difícil de lo que parece, conste. A mí al menos me ocurre que a veces me dejo atrapar por los clientes más pesados o más antipáticos, por eso de que “cuando hay confianza, da asco” y que los buenos te perdonan pequeños retrasos en tu atención.

11. No caer en el error de buscar la perfección. Es importante hacer las cosas bien y cuidar los remates, pero sin caer en un exceso de detallismo que hace perder eficiencia.

12. Felicitarse por el éxito y no regodearse en los fracasos, pero al mismo tiempo ser siempre inconformista. ¡Mañana es posible rendir aún mejor!

13. Diferenciar en el to-do list aquellas tareas que sí, que habría que hacer, pero que no son tan prioritarias y sé perfectamente que ni voy a tener tiempo de atacarlas ni tampoco ganas. Para eso te tengo una lista de “otros pendientes” para días con muy poco trabajo o a tope de ganas e inspiración (que los hay). Es muy importante que el to-do list sea realista y pueda cumplirlo, porque la satisfacción de haber alcanzado los objetivos del día es gasolina para darte energías de cara al día siguiente.

Nótese que lo que he comentado hasta ahora es lo que me funciona a mí. No necesariamente estas ideas son aplicables a todas las personas ni a todos los trabajos. No hay reglas matemáticas y cada cual debe probar diferentes métodos, pero quizá lo único que sí que se pueda generalizar es que es positivo tener un método y una sistemática para afrontar el trabajo con la máxima eficacia.

¡Me encantará conocer vuestros trucos y hábitos para así aprender entre todos!

3 comentarios

  1. David · · Responder

    Muy buena la lista, gracias por el post. Lo de empezar con tareas sencillas a mí me sirve más para “calentar” de cara a algo que conlleve más esfuerzo, aunque lo de ir dando temas por cerrados no niego que tenga su punto placentero😉

    Un par de apuntes por mi parte:

    – Para la planificación de tareas, yo uso papel y boli, más que nada porque me da una flexibilidad enorme anotando cosas y haciendo dibujos y/o diagramas. Normalmente mantengo 2 o 3 porque no solamente apunto lo que tengo para el próximo día, sino también qué cosas quiero hacer a medio plazo. Reutilizo hojas (típicamente la cara posterior) y las parto por la mitad, en cuartillas. Cuando el contenido es poco claro (tachones, etc.), las paso “a limpio” en una cuartilla nueva😉

    – Filtros en el correo electrónico (aunque también vale para llamadas y otro tipo de mensajería). Es imposible desconectarse del todo durante largos periodos de tiempo, así que normalmente filtro todo lo bien que puedo (por remitente, si estoy en copia, palabras clave, etc.) y cuando me pongo a ello, de un vistazo veo el grado de interés que puede tener cada mensaje según dónde ha ido a parar.

  2. No es que lo haya intentado con demasiada intensidad, pero lo de las listas de tareas nunca ha sido lo mío, y envidio a todos los que tenéis esa capacidad porque yo soy algo caótico en ese sentido. Lo conté hace tiempo en un blog en una entrada “especial” para mi (http://www.javipas.com/2012/10/09/historia-de-una-cajetilla-de-nobel/) y sigo igual. Quizás le dé una oportunidad a Wunderlist, he oído hablar bien de él.

    Por cierto, qué importante el punto 11. Cuántos nos cegamos con eso. ¡Mal, mal, fatal!

  3. […] Por diversas circunstancias personales, este "curso escolar" (para mí, mentalmente, el año laboral a efectos prácticos es de septiembre a agosto) estoy teniendo ciertas limitaciones de tiempo que m…  […]

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